Vesdama vadovų ar komandų komunikacijos mokymus beveik visada sulaukiu klausimo „Ar gali būti per daug komunikacijos?“. Pirmas intuityvus atsakymas – „Žinoma, kad ne!“. Pirmiausia todėl, kad komunikacija yra sėkminga tik tuomet, kai yra tapusi organiška veiklos dalimi. Kitaip tariant, kai komunikacijos neatskiriame, nežiūrime į ją kaip į papildomą veiklą, kurią privalome daryti. Ypatingai sėkmingai tada, kai nutarę kažką daryti, visada iš karto pagalvojame, kokia komunikacija reikalinga arba kaip apie tai kalbėsime kitiems.

Visgi komandų ir organizacijų kasdienybė atveria ir kitų šio klausimo pusių. Manau, kad kiekvienas prisimintume situacijų, kai komandoje komunikacija buvo intensyvi, visko buvo daug, tačiau išliko jausmas, kad neaptariame to, kas iš tikrųjų svarbu, arba negauname informacijos, kurios labiausiai reikia. Daug kanalų, daug temų, daug informacijos, daug pakalbėjimų ir apkalbėjimų jokiu būdu nereiškia, kad komandos komunikacija yra kokybiška.

Viena iš didžiausių tokios gausos rizikų – komunikacija pavirsta triukšmu. Išbūti triukšme ir išlikti savimi galime ribotą laiką, po to norime jį sumažinti, nuo jo atsiriboti arba tiesiog tampame jam nejautrūs. Triukšmingoje aplinkoje sunku perduoti svarbią informaciją, užtikrinti komandos narių įsitraukimą, sulaukti reakcijos, o žmonės tokioje aplinkoje gana greitai pajaučia didesnį nuovargį ir nepasitenkinimą.

Komunikacinis triukšmas (o kartais net chaosas) komandose atsiranda dažniausia dėl gerų intencijų – norime, kad visi būtų labiau informuoti, palaikytų tvirtesnius ryšius, daugiau ir drąsiau apie viską kalbėtų. Triukšmavimas, kaip ir bet kurie kiti įpročiai, susiformuoja nejučia. Be to, pradėti triukšmauti galime ir dėl to, kad to tikisi vadovas, kad neapgalvotai pritaikėme kitų patirtį arba panorome būti madingi.

Komandos, norinčios sumažinti komunikacijos triukšmą ir padidinti komunikacijos efektyvumą, turi sudaryti komunikacijos susitarimus. Na ir, žinoma, jų laikytis. Susitarimai visada prasideda nuo situacijos analizės. O tai dažnai atveria akis, kiek, pavyzdžiui, daug komandoje turime komunikacijos kanalų, kaip skirtingai pasirenkame juos naudoti, kokius skirtingus lūkesčius turime atsakymų greičiui, kaip nežinome, kada kitą kartą kalbėsime apie tikslus arba kodėl kažkuris kolega niekada neatsako į „Teams“ žinutes.

Nors iš pirmo žvilgsnio labai paprasti, komunikacijos susitarimai sukuria be galo daug vertės. Jie iš „viskas suprantama“ šešėlio ištraukia nerašytas taisykles, kurios naikina produktyvų laiką, vargina ir kelia nesusipratimus. Aiškūs ir suprantami susitarimai taip pat puikus įrankis naujų komandos narių įvedimui, nesusikalbėjimų sprendimui, netinkamo ar nepagarbaus elgesio suvaldymui. Be to, išbandyti ir veikiantys komunikacijos susitarimai – vienas svarbiausių ramsčių, ruošiantis neapibrėžtoms ar krizinėms situacijoms. Jeigu kiekvieną komandos narį įsivaizduotume kaip mažą salą, tuomet tarpusavio bendravimas kokybiškais kanalais – tarsi nutiesti tiltai. Kai nutinka sudėtingos situacijos, neturime laiko rūpintis infrastruktūra. Štai kodėl kasdienybė – geriausias laikas tiesti tinkamus tarpusavio bendravimo tiltus.

Ką verta aptarti ir dėl ko susitarti komandos komunikacijoje:

• Kokiais principais vadovaujamės tarpusavio bendravime;
• Kokios mūsų bendravimo vertybės;
• Kokiu tikslu organizuojame susitikimus;
• Koks susitikimas yra geras susitikimas;
• Kokius komunikacijos kanalus naudojame;
• Kam skirtas kiekvienas komunikacijos kanalas;
• Kaip suprantame, kada „SKUBU“ yra tikrai skubu;
• Per kiek laiko atsakome į elektroninius laiškus;
• Kaip susisieksime vieni su kitais išskirtiniais atvejais;
• Kur talpiname visiems svarbią informaciją;
• Kaip diskutuojame ir sprendžiame nesutarimus;
• Kaip (ne)diskutuojame elektroniniu paštu;
• Kaip (ne)patvirtiname, kad laiškas mus pasiekė.

Ir tai tik keletas gairių ir pavyzdžių, nes susitarimai – individualus dalykas. Kai kurioms komandoms pakanka susitarti dėl konceptualių principų, krypčių, o kasdienybėje pagal tai kiekvienas priima sprendimus dėl smulkesnių žingsnių. Kitiems, priešingai, be galo svarbu, kuo tiksliau aptarti visas detales, kad būtų galima tiksliai veikti. Abu variantai tinkami ir kuriantys vertę. Žinoma, tiek ilgai, kiek tų susitarimų laikomės.