Sėkmingi ir naudingi metiniai darbuotojų vertinimo pokalbiai tampa tuomet, kai jie yra ne tik struktūrinė veiklos, bet ir kultūros dalis. Kelyje į tai dažnai organizacijose galima pastebėti, pavadinkime, formalų etapą, kuomet metiniai pokalbiai pirmiausia asocijuojasi su neišvengiama pareiga. Dėl metų pradžioje kalendorius užpildančių susitikimų kartais sunkiai atsidūsta ne tik darbuotojai, bet ir vadovai.

Vadovaujate didelei komandai, tad jums prieš akis gausybė metinių pokalbių? Esate įsprausti į labai formalią vertinimo pokalbių struktūrą ar sistemą? O gal organizacijoje dar vyrauja žema tokių pokalbių branda, tad į juos žvelgiama kaip į bereikalingą krūvį?

Net ir tarp formalių procedūrų – daug naudų, kurias vadovas gali panaudoti efektyvesniam ir rezultatyvesniam darbui su komanda. Dalis jų užkoduotos pačiose procedūrose, o kitai daliai, žinoma, prireiks naujo požiūrio kampo. Tad ką galima rasti formaliuose pokalbiuose tiems, kurie nori būti geresni vadovai?

Ritmas ir įpročiai. Net ir formaliai vykdomų darbuotojų vertinimo pokalbių rutina prisideda prie ritmo nustatymo ir įpročių formavimo. Tai gali būti tvirtas pirmas žingsnis kokybiškos darbuotojų vertinimo ir sistemingo grįžtamojo ryšio kultūros link.

Dedikuotas laikas su kiekvienu komandos nariu. Didelėms komandoms vadovaujantys vadovai dažnai skundžiasi, kad pritrūksta laiko pabendrauti ir skirti dėmesio kiekvienam komandos nariui. Metinis pokalbis gali tapti daugiau nei formalumu, o galimybe skirti kokybiško laiko kiekvienam komandas nariui.

Ryšio formavimo pradžia. Žinoma, vienas ilgesnis pokalbis per metus niekada nebus pakankama, norint suformuoti kokybišką ryšį su komandos nariu. Tačiau tai tikrai geriau nei nieko. Jeigu per visus metus taip ir neatsiranda laiko ilgesniems ir kokybiškesniems pokalbiams su komandos nariu, metinis vertinimo pokalbis gali tapti pirmuoju žingsniu ar viena iš galimybių. Kokybiškas vertinimo pokalbis gali žymėti naują profesinio ryšio etapą ir prisidėti prie to, kad naujais metais sutvirtinsite ryšį su komandos nariu.

Erdvė praplėsti temas. Net ir sekant labai formalius vertinimo algoritmus, metinis pokalbis – tinkama vieta užduoti papildomus klausimus, pasidalinti įžvalgomis, praplėsti temas. Nustatyti vertinimo formalumai neriboja vadovo užduoti papildomų klausimų, siekti suprasti darbuotojo situaciją, aptarti darbuotojo požiūrį, savijautą komandoje, įsipareigojimą, motyvaciją.

Sąžiningas rezultatų, tikslų, lūkesčių aptarimas. Formaliai į vertinimą žiūrinčiose organizacijose vyrauja požiūris, kad metiniame pokalbyje aptariame „popierinius rezultatus“, o po to „dirbsime tai, ką reikia dirbti“. Nenuostabu, kad toks veikimas galiausiai atveda prie nepasiektų rezultatų, vadovo, komandos ir net organizacijos nusivylimo savimi bei kitais. Metinis pokalbis, nesvarbu, ko reikalauja formalumai, – puikus laikas kalbėti sąžiningai apie tikrus tikslus, rezultatus ir lūkesčius. Mažindami atskirtį tarp „popierinių“ ir tikrų tikslų, didiname galimybes sklandžiau pasiekti tikruosius.

Atspirties taškas ateinantiems metams. Kartais nutinka ir taip, kad vadovas jau suvokia metinių pokalbių vertę, o darbuotojai – dar ne. Atskleisti metinių pokalbių vertę ir išjudinti juos iš sąstingio galima aktyviai grįžtant prie jų ir to, kas juose buvo kalbėta, visus metus. Grįždamas prie aptartų tikslų, progreso, teiraudamasis apie temas, kurios buvo paliestos, vadovas siunčia aiškią žinią, kad metinis pokalbis – ne formalumas.

Pasiruošimas kaip įrankis. Pasiruošimas – būtina metinio pokalbio dalis, nepriklausomai nuo to, kiek formali yra vertinimo struktūra. Praktikoje dideles komandas turintiems vadovams gali pritrūkti laiko kokybiškai stebėti visų darbuotojų progresą, poreikis, aplinkybes, situacijas. Atsakingas pasiruošimas metiniam pokalbiui gali būti labai naudingas iš principo įvertinant darbuotojo situaciją ir vaidmenį komandoje, nubrėžiant naują kryptį ateinančiam laikotarpiui.

Formaliai arba ypatingai struktūriškai atliekamas darbuotojų vertinimas tik iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti kaip visiškai nepajudama konstrukcija. Kiekvienas metinis pokalbis – individuali vadovo ir darbuotojo patirtis. Keisdamas požiūrį, išbandymas naujus būdus kurtį ryšį ir išgirsti, aptardamas papildomas temas, vadovas padeda visai komandai sukti kokybiškų, nevarginančių ir auginančių metinių pokalbių link. Metinis pokalbis, kurio lauka ir darbuotojas, ir vadovas – ne pasaka ar utopija, o pastangomis pasiekiamas rezultatas.